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Von der E-Rechnung zur automatisierten Verbuchung und weiter

Die Entscheidung für oder gegen einen elektronischen Rechnungsworkflow nimmt Ihnen der Gesetzgeber jetzt ab: Ab dem 1. Januar 2025 gilt im inländischen Business-to-Business-Geschäftsverkehr (B2B) die E-Rechnungspflicht. Neben dem Wegfall der Papierberge bietet die Integration der E-Rechnung ins ERP-System für Maschinen- und Anlagenbau bis zu 80% Zeitersparnis in der Buchhaltung.

Bestimmt kennen Sie die kritischen Argumente von Einzel- und Auftragsfertigern in Bezug auf den elektronischen Rechnungsworkflow: Zu niedriges Belegaufkommen, viele verschiedene Belegarten oder auch Uneinigkeit unter den Stakeholdern. Einkauf, Buchhaltung und Geschäftsleitung haben unterschiedliche Interessen und kommen auf keinen gemeinsamen Nenner. Auf der anderen Seite stehen unschlagbare Vorteile wie die Reduzierung des Buchhaltungsaufwands auf ein Viertel des ursprünglichen Pensums und ein geringeres Fehlerrisiko. Dazwischen liegt einiges an Wissen und Erfahrung, das wir Ihnen mit diesem Beitrag näherbringen.

Automatische elektronische Verarbeitung

Mit der E-Rechnungspflicht, die für Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) übrigens bereits seit 2020 besteht, zielt der Gesetzgeber in erster Linie darauf ab, die Steuerbetrugsbekämpfung zu verbessern. Darüber hinaus profitieren Unternehmen von der gesteigerten Effizienz in der Rechnungslegung. Warum? Anders als einfache PDF-Rechnungen enthält die maschinenlesbare elektronische Rechnung strukturierte XML-Daten in einem einheitlichen Format. Auf dem deutschen Markt sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD am weitesten verbreitet:

  • ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der in Deutschland entwickelt wurde. Es ermöglicht die Integration strukturierter Rechnungsdaten in PDF-Dateien. Das heißt, eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Format und besteht aus einem PDF-Dokument mit angehängten XML-Daten, das sowohl menschenlesbare Informationen als auch maschinenlesbare Daten enthält. Dadurch können Rechnungsdaten automatisch erfasst, verarbeitet und archiviert werden. ZUGFeRD fördert die Effizienz im Rechnungswesen, erleichtert den elektronischen Austausch von Rechnungen und entspricht den gesetzlichen Anforderungen an die digitale Archivierung.
  • XRechnung ist ein weiterer Standard für elektronische Rechnungen, der speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Er basiert auf den europäischen Normen und ermöglicht die strukturierte Übermittlung von Rechnungsdaten in einem XML-Format. XRechnung definiert ein einheitliches Datenmodell für Rechnungen, das es ermöglicht, Rechnungsdaten automatisiert zu verarbeiten und zu interpretieren.

Die standardisierte elektronische Rechnungsstellung mittels E-Rechnung macht Prozesse effizienter und reduziert menschliche Fehler. Darüber hinaus verkürzt sich die Bearbeitungszeit, was wiederum die Kosten senkt. Mit einem wesentlich geringerem Papierverbrauch tragen Sie außerdem zum Schutz der Umwelt bei.

Das sagen unsere Kunden:

"Die automatische Dokumenten-Verarbeitung in SIVAS.ERP hat unseren Prozess für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen enorm verbessert. Neben der Zeitersparnis von bis zu 80% für unsere Buchhaltung überzeugt uns auch die selbsterklärende, einfache Bedienung der Nutzeroberfläche."

Andrea Gratzer | CFO bei UNTHA shredding technology

Der Gamechanger: Integration ins ERP-System

Den entscheidenden Unterschied macht allerdings erst die Integration in SIVAS.ERP. Was hier laut Aussage unserer Kunden richtig viel Zeit spart, ist die Rechnungsprüfung. Wo es bei der manuellen Bearbeitung einer Rechnung zu ungeplanten Verzögerungen kommen konnte, steuert mit der integrierten Lösung ein intelligenter Workflow die Freigabe: Ist die Kollegin oder der Kollege nicht da, geht die Aufforderung direkt an die Vertretung weiter. Oder noch besser: Erkennt das System sämtliche Angaben und kann diese erfolgreich mit den im System hinterlegten Daten abgleichen, übernimmt SIVAS.ERP die Verbuchung selbständig. Das nutzerfreundliche Cockpit gibt einen Überblick über den Status der einzelnen Rechnungen und bietet maximale Transparenz zu jedem Vorgang. Neben Rechnungen lassen sich über die Automatische Dokumentenverarbeitung auch andere Arten von Dokumenten einlesen, beispielsweise Lieferantenbestätigungen.

Digitalisierung mit Prozess-Know-how

Typisch für die meisten unserer Kunden im Maschinen- und Anlagenbau ist eine sehr heterogene Ausgangslage in Bezug auf den Digitalisierungsgrad, die Systeme, Dokumente und nicht zuletzt die involvierten Interessenvertreter. Beim Entwickeln unseres Moduls zur automatischen Dokumentenverarbeitung haben wir uns auf genau diese Anforderungen konzentriert und eine Lösung speziell für mittelständische Maschinen- und Anlagenbauer erschaffen: Unser System liest die Formate PDF, ZUGFeRD und XRechnung ein, sodass alle Lieferanten eingebunden werden können. Dank der hohen Erkennungsrate werden redundante, manuelle Tätigkeiten stark reduziert.

Trotzdem fragen Sie sich wahrscheinlich, ob sich die Investition lohnt. Dazu die gute Nachricht: Der Einsatz unserer Software zur automatischen Belegerkennung wird am Erfolg gemessen. Im Rahmen des Servicemodells (SaaS) bezahlen Sie nur das, was auch tatsächlich geleistet wird – ohne Invest oder Einmalkosten.

SIVAS-Kunden profitieren mit der E-Rechnung also gleich vierfach:

  • Zeit- und Kostenersparnisse sowie Fehlerreduktion mit dem elektronischen Rechnungsworkflow
  • Digitale Abbildung des gesamten Prozesses von der Bestellung über die Lieferung bis hin zur Rechnung einschließlich automatisierbarer Bearbeitung
  • Automatische Archivierung analog zu allen anderen Dokumenten
  • Laufende Optimierung des Gesamtprozesses dank Spezifizierung auf den Maschinen- und Anlagenbau

Fazit:

Als ERP-Anbieter für den Maschinen- und Anlagenbau haben wir uns zum Ziel gesetzt, den Auftragsabwicklungsprozess unserer Kunden vollständig, transparent und nach modernsten Standards abzubilden. Auch wenn die Rechnung nur einen kleinen Teil des kompletten Prozesses darstellt, trägt die Automatisierung wesentlich zur Verbesserung des Gesamtablaufes bei. Basierend auf dem openTRANS-Standard binden wir laufend weitere Schritte und Dokumente in SIVAS.ERP ein, um die Arbeit unserer Kunden sicherer, effizienter und einfacher zu gestalten.

Sprechen Sie uns an, wenn Sie mehr zur E-Rechnung und zur automatischen Dokumentenverarbeitung wissen möchten. Unser erfahrenes Team berät Sie gerne.

Quelle: schrempp edv GmbH

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