Ab heute ist Microsoft Office für das iPhone verfügbar. Firmen sollten sich über die Nutzung vorab informieren, empfiehlt Peter Haupt vom Microsoft-Partner Utilitas: „Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern keine Möglichkeit für Office auf dem iPhone bieten, werden diese sich die App eigenständig herunterladen. Damit wäre die Datenhoheit im eigenen Firmennetz verloren.“ Voraussetzung für die Nutzung von Office auf dem iPhone ist ein Office-365-Abonnement. Entweder es werde Office 365 für alle Benutzer lizenziert oder nur für die Mitarbeiter mit einem iPhone. Unternehmen sollten daher die vorhandenen Lizenzen prüfen, rät Haupt. Nicht nur in Bezug auf steigende Lizenzkosten, sondern auch in organisatorischer Hinsicht seien die Firmen kurzfristig gefordert: Den iPhone-Nutzern unter den Mitarbeitern müssen nach Einschätzung des Microsoft-Partners möglichst kurzfristig Lösungsvorschläge unterbreitet werden, wie diese Office auf ihrem Handy nutzen können. „Die schnelle Verfügbarkeit von Office zu geringen Gebühren kann dazu führen, dass Mitarbeiter Spontankäufe über den App-Store tätigen und die Office-Nutzung dann über Spesenabrechnungen beim Unternehmen einreichen. In Folge würden Firmendaten in unzähligen privaten Accounts außerhalb des Firmennetzwerks gespeichert“, warnt Peter Haupt. Es wäre nahezu unmöglich, später wieder Kontrolle hierüber zu erlangen und für die Sicherheit der Daten zu sorgen. Es sei daher für die Unternehmen empfehlenswert, präventiv eine von den Nutzern akzeptierte und pragmatische Vorgehensweise anzubieten. Nicht zielführend sei eine Regelung über Verbote.
Viele Microsoft-Kunden mit mehr als 250 Benutzern haben mit Microsoft ein Enterprise Agreement (AE) geschlossen. Hier ist oftmals Office 365 bereits enthalten, das heißt, Office 365 wurde bereits mit gebucht. Bevor ein Unternehmen Office 365 bucht, sollte überprüft werden, ob es nicht bereits ohne weitere Investitionen genutzt werden könne.
